Tufas Manajemen Perkantoran

PENANGANAN TAMU PERUSAHAAN

1. Latar Belakang

Perusahaan selalu berhubungan dengan orang lain terutama dengan orang atau pihak luar perusahaan yang biasa disebut dengan tamu. Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama.

Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan seorang office manager.

Tamu harus diperlakukan dengan sebaik-baiknya karena akan memberikan image yang baik bagi perusahaan. Tamu tidak boleh dibiarkan kebingungan dalam perusahaan, karena itu akan membuat tidak nyaman tamu.

Setiap penerima tamu perusahaan harus peduli pada tamu, sehingga dapat memuaskan tamunya. Akan tetapi, kemampuan menangani tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh sekretaris atau resepsionis saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki kemampuan ini, karena tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu disaat harus berkomunikasi dengan tamu dari perusahaan lain. Untuk itu perlu prosedur penerimaan tamu agar setiap pegawai dapat menerima tamu dengan baik.

2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh Sekretaris dan Resepsionis, antara lain :

  1.Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

2.Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri tersenyum dan bersalaman.

3. Berikan sapaan ramah kepada tamu

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerimaa tamu dikantor adalah sebagai berikut:

1. Penangan ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut:

v  Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi

v  Lengkapi ruangaan dengan perlengkapan, seperti:

Ø  buku tamu

Ø  kartu pengenal tamu

Ø  majalah/Koran

Ø  brosur/katalog perusahaan

Ø  tempat sampah/asbak

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

·        Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.

·    Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.

·    Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan, ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan

·     Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

·     Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak ke dalam, anda masuk dulu, dorong (buka pintu)dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

·        Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan. 

  

3. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu

Penerima tamu harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat, kualifikasi ini diperlukan agar tamu-tamu yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap perusahaan.

Apabila seseorang sering menerima tamu maka hendaknya dapat memahami syarat penting bagi seorang penerima tamu.

1. Sopan dan ramah

2. Berkepribadian menarik

3. Bijaksana dan cerdas

4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang

bersangkutan serta hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.

5. Memberikan pelayanan terhadap tamu, hendaknya diketahui hal-hal yang sebaiknya diikuti     adalah sebagai berikut:

Ø  Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilakan mengisi kartu/buku tamu.

Ø  Dalam pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan

Ø  Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu.

Ø  Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

Ø  Usahakan agar tamu merasa senang (comportable) apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan sediakan bahan bacaan.

1. Macam Tamu dapat dibedakan menjadi:

1. Tamu dengan perjanjian terlebih dahulu

Apabila telah diketahui bahwa pimpinan sudah siap menerima tamunya, maka segera persilakan tamu untuk masuk ke ruang pimpinan. Bila pimpinan belum siap, maka beritahukanlah kepada tamu antara lain dengan cara: “maaf, kami persilakan mununggu sebentar”, karena pimpinan masih menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera diselesaikan.

2. Tamu tanpa atau belum mengadakan perjanjian Hendaknya harus segara menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan kartu/buku tamu.

2. Aturan-aturan dalam Melayani Tamu

Dalam melayani tamu hendaknya sikap sekretaris dapat mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu.

·        Berpenampilan rapi, bersih dan segar

·        Berprilaku sopan dan ramah

·        Ekspresi wajah yang hangat, namun menyakinkan

·        Menghapal nama tamu

·        Senang bergaul dan luwes

·        Menjadi pendengar yang baik

·        Berlaku sopan dan hormat kepada tamu

·        Penuh semangat kerja

·        Pakailah nada suara yang enak dan jelas

·        Senantiasa bersikap tenang

·        Menangani tamu yang komplain secara professional

·        Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan

·        Jangan mengintrupsi pembicaraan tamu

·        Tulus dalam melayani tamu

3. Cara Melayani Tamu

Selain menerima tamu, terdapat sikap dan cara dalam melayani tamu. Hal ini sama pentingnya untuk diketahui oleh setiap perusahaan atau instansi, karena hal ini merupakan faktor pendukung dalam terciptanya pelaksanaan penerimaan tamu yang sesuai dengan prosedur menerima dan melayani tamu yang baik. Setiap kantor mempunyai peraturan untuk menerima tamu. Beberapa cara untuk melayani tamu dalam segala keadannya, seperti:

 Mengetahui maksud tamu

 Menyenangkan Tamu

 Memperkenalkan dan menghadapkan tamu

Sekretaris harus menyebutkan nama tamu dan nama Pimpinan bila ia

menghantarkan seorang tamu ke ruangan Pimpinan.