TUGAS
MANAJEMEN PERKANTORAN
PENANGANAN
TAMU PERUSAHAAN
KELOMPOK
6
ANGGOTA
KELOMPOK :
FEBRIANTI
TAMPI
NATASYA
SUMENDAP
PUTRI
TULANGOW
NAOMI
SABTOE
THEOFILUS
HERIANTO
1. Latar Belakang
Perusahaan selalu berhubungan
dengan orang lain terutama dengan orang atau pihak luar perusahaan yang biasa
disebut dengan tamu. Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin
mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan
dinas maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama.
Tata cara menerima tamu dan mengatur
tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan.
Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani
oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui
pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan
tamu ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan seorang office manager.
Tamu harus diperlakukan dengan
sebaik-baiknya karena akan memberikan image yang baik bagi perusahaan. Tamu
tidak boleh dibiarkan kebingungan dalam perusahaan, karena itu akan membuat
tidak nyaman tamu.
Setiap penerima tamu perusahaan
harus peduli pada tamu, sehingga dapat memuaskan tamunya. Akan tetapi,
kemampuan menangani tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh sekretaris
atau resepsionis saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki
kemampuan ini, karena tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu disaat
harus berkomunikasi dengan tamu dari perusahaan lain. Untuk itu perlu prosedur penerimaan
tamu agar setiap pegawai dapat menerima tamu dengan baik.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menerima
Tamu
Dalam menerima tamu ada beberapa
hal yang harus diperhatikan oleh Sekretaris dan Resepsionis, antara lain :
1. Apabila sudah
ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan
dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
2. Apabila tamu
masuk, hendaknya berdiri tersenyum dan bersalaman.
3. Berikan
sapaan ramah kepada tamu
Selain hal-hal
diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerimaa tamu dikantor adalah
sebagai berikut:
1. Penangan
ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya
yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut:
v Ruangan harus
nyaman, bersih dan rapi
v
v Lengkapi
ruangaan dengan perlengkapan, seperti:
v
Ø buku tamu
Ø
Ø kartu pengenal
tamu
Ø
Ø majalah/Koran
Ø
Ø brosur/katalog
perusahaan
Ø
Ø tempat
sampah/asbak
Ø
v Tunjukanlah
sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
v
3. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
·
Jangan
membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
·
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan,
sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
·
·
Apabila tamu datang segera sambut, jangan
sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan
pekerjaan, ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak
tangan
·
·
Ketika mengantar tamu ketempat tujuan
berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok
kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
·
·
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu
bergerak ke dalam, anda masuk dulu, dorong (buka pintu) dan persilahkan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan
persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
·
Tamu yang diterima biasanya
dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan.
4. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu
Penerima tamu harus memiliki
kualifikasi yang memenuhi syarat, kualifikasi ini diperlukan agar tamu-tamu
yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap perusahaan.
Apabila seseorang sering menerima tamu maka
hendaknya dapat memahami syarat penting bagi seorang penerima tamu.
1. Sopan dan
ramah
2.
Berkepribadian menarik
3. Bijaksana dan
cerdas
4. Mempunyai pengetahuan tentang
struktur organisasi yang
bersangkutan serta hal pokok
tentang kantor dimana ia bekerja.
4. Catatan Identitas Tamu.
Catatan mengenai
identitas dan kepribadian tamu,penting untuk diketahui, maksudnya adalah untuk
menghindari kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu. Untuk
melengkapinya maka sebaiknya dilihat formulir atau kartu tamu guna mencatat
identitas tamu.
5. Memberikan pelayanan terhadap tamu.
Ø Memberi
salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang
datang serta mempersilakan mengisi kartu/buku tamu.
Ø Dalam
pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri
dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
Ø Mengarahkan
para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam membuat
perjanjian dengan tamu.
Ø Apabila
pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan
sampai menyinggung perasaan tamu.
Ø Usahakan
agar tamu merasa senang (comportable) apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan
sediakan bahan bacaan.
5.. Jenis-jenis
tamu dan cara pelayanannya.
1.Tamu Menurut Jenisnya:
·
Tamu dengan perjanjian
Sapa dan tanyakan
keperluanya.
- Tamu tak dikenal
Persilahkan tamu untuk
mengisi formulir tamu dengan lengkap.
- Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
Walaupun tamu
bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan.
- Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa
perjanjian
Bila yang bersangkutan
masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang
ada rapat atau tamu lain.
- Anggota keluarga atau teman atasan
Tetaplah bersikap ramah
dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.
- Tamu yang
tak diingikan
- Pramuniaga atau salesman
Katakan dengan jujur
dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
·
Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Terima secara wajar,
tidak gaduh.
2. Tamu
Menurut Kepentingannya:
a. Tamu
yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang
datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan
pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu
ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir
isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat,
instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
b. Tamu
yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada
umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak
jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
c. Tamu
yang ingin membeli barang.
Tamu yang
ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh
karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada
tamu yang ingin membeli barang.
3. Tamu
aparat pemerintah:
a. Tamu
yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya
mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka
menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik
bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin
bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum
jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu
ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu
yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya
pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal
ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap
dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress
lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata
upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan
makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus
dipersiapkan.
4. Tamu Teman
Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik.
Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu.
Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu
sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh
menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk
menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan
menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
2. Aturan-aturan dalam Melayani Tamu
Dalam melayani tamu hendaknya sikap
sekretaris dapat mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima
dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam
melayani tamu.
·
Berpenampilan
rapi, bersih dan segar
·
·
Berprilaku
sopan dan ramah
·
·
Ekspresi
wajah yang hangat, namun menyakinkan
·
·
Menghapal
nama tamu
·
·
Senang
bergaul dan luwes
·
·
Menjadi
pendengar yang baik
·
·
Berlaku
sopan dan hormat kepada tamu
·
·
Penuh
semangat kerja
·
Pakailah
nada suara yang enak dan jelas
·
·
Senantiasa
bersikap tenang
·
·
Menangani
tamu yang komplain secara professional
·
·
Duduk
pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan
·
·
Jangan
mengintrupsi pembicaraan tamu
·
·
Tulus
dalam melayani tamu
3. Cara Melayani Tamu
Selain menerima tamu, Setiap kantor
mempunyai peraturan untuk menerima tamu. Beberapa cara untuk melayani tamu dalam
segala keadannya, seperti:
Menghormati dan menyapa tamu
Mengetahui
maksud tamu
Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Sekretaris harus menyebutkan nama
tamu dan nama Pimpinan bila ia
menghantarkan seorang tamu ke
ruangan Pimpinan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar