PENANGANAN
TAMU PERUSAHAAN
1. Latar Belakang
Perusahaan selalu berhubungan
dengan orang lain terutama dengan orang atau pihak luar perusahaan yang biasa
disebut dengan tamu. Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin
mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan
dinas maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama.
Tata cara menerima tamu dan mengatur
tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan.
Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani
oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui
pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan
tamu ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan seorang office manager.
Tamu harus diperlakukan dengan
sebaik-baiknya karena akan memberikan image yang baik bagi perusahaan. Tamu
tidak boleh dibiarkan kebingungan dalam perusahaan, karena itu akan membuat
tidak nyaman tamu.
Setiap penerima tamu perusahaan harus peduli
pada tamu, sehingga dapat memuaskan tamunya. Akan tetapi, kemampuan menangani
tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh sekretaris atau resepsionis
saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki kemampuan ini, karena
tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu disaat harus berkomunikasi
dengan tamu dari perusahaan lain. Untuk itu perlu prosedur penerimaan tamu agar
setiap pegawai dapat menerima tamu dengan baik.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menerima
Tamu
Dalam menerima tamu ada beberapa
hal yang harus diperhatikan oleh Sekretaris dan Resepsionis, antara lain :
1.Apabila sudah
ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan
dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
2.Apabila tamu
masuk, hendaknya berdiri tersenyum dan bersalaman.
3. Berikan
sapaan ramah kepada tamu
Selain hal-hal
diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerimaa tamu dikantor adalah
sebagai berikut:
1. Penangan
ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya
yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut:
v Ruangan harus
nyaman, bersih dan rapi
v Lengkapi
ruangaan dengan perlengkapan, seperti:
Ø buku tamu
Ø kartu pengenal
tamu
Ø majalah/Koran
Ø brosur/katalog
perusahaan
Ø tempat
sampah/asbak
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
·
Jangan
membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
· Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan,
sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
· Apabila tamu datang segera sambut, jangan
sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan
pekerjaan, ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak
tangan
· Ketika mengantar tamu ketempat tujuan
berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok
kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
· Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu
bergerak ke dalam, anda masuk dulu, dorong (buka pintu)dan persilahkan tamu
untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan
persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
·
Tamu yang diterima biasanya
dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan.
3. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu
Penerima tamu harus memiliki
kualifikasi yang memenuhi syarat, kualifikasi ini diperlukan agar tamu-tamu
yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap perusahaan.
Apabila seseorang sering menerima tamu maka
hendaknya dapat memahami syarat penting bagi seorang penerima tamu.
1. Sopan dan
ramah
2.
Berkepribadian menarik
3. Bijaksana dan
cerdas
4. Mempunyai pengetahuan tentang
struktur organisasi yang
bersangkutan serta hal pokok
tentang kantor dimana ia bekerja.
5. Memberikan
pelayanan terhadap tamu, hendaknya diketahui hal-hal yang sebaiknya
diikuti adalah sebagai berikut:
Ø Memberi
salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu yang
datang serta mempersilakan mengisi kartu/buku tamu.
Ø Dalam
pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri
dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
Ø Mengarahkan
para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam membuat
perjanjian dengan tamu.
Ø Apabila
pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan
sampai menyinggung perasaan tamu.
Ø Usahakan
agar tamu merasa senang (comportable) apabila tamu terpaksa harus menunggu, dan
sediakan bahan bacaan.
1. Macam Tamu dapat dibedakan menjadi:
1. Tamu dengan perjanjian terlebih dahulu
Apabila telah diketahui bahwa pimpinan
sudah siap menerima tamunya, maka segera persilakan tamu untuk masuk ke ruang
pimpinan. Bila pimpinan belum siap, maka beritahukanlah kepada tamu antara lain
dengan cara: “maaf, kami persilakan mununggu sebentar”, karena pimpinan masih
menerima tamu lain atau masih ada masalah yang harus segera diselesaikan.
2. Tamu tanpa
atau belum mengadakan perjanjian Hendaknya harus segara menanyakan kepada pimpinan
dengan menyerahkan kartu/buku tamu.
2. Aturan-aturan dalam Melayani Tamu
Dalam melayani tamu hendaknya sikap
sekretaris dapat mempersiapkan diri agar dapat membantu pimpinan dalam menerima
dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu diperhatikan aturan-aturan dalam
melayani tamu.
·
Berpenampilan
rapi, bersih dan segar
·
Berprilaku
sopan dan ramah
·
Ekspresi
wajah yang hangat, namun menyakinkan
·
Menghapal
nama tamu
·
Senang
bergaul dan luwes
·
Menjadi
pendengar yang baik
·
Berlaku
sopan dan hormat kepada tamu
·
Penuh
semangat kerja
·
Pakailah
nada suara yang enak dan jelas
·
Senantiasa
bersikap tenang
·
Menangani
tamu yang komplain secara professional
·
Duduk
pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan
·
Jangan
mengintrupsi pembicaraan tamu
·
Tulus
dalam melayani tamu
3. Cara Melayani Tamu
Selain menerima tamu, terdapat
sikap dan cara dalam melayani tamu. Hal ini sama pentingnya untuk diketahui
oleh setiap perusahaan atau instansi, karena hal ini merupakan faktor pendukung
dalam terciptanya pelaksanaan penerimaan tamu yang sesuai dengan prosedur
menerima dan melayani tamu yang baik. Setiap kantor mempunyai peraturan untuk
menerima tamu. Beberapa cara untuk melayani tamu dalam segala keadannya,
seperti:
Mengetahui
maksud tamu
Menyenangkan
Tamu
Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Sekretaris harus menyebutkan nama
tamu dan nama Pimpinan bila ia
menghantarkan seorang tamu ke
ruangan Pimpinan.
